Podatke o novih prostih mestih, ki nastajajo v vrtcih, vrtci vnašamo v informacijski sistem. Vrtci vpišemo prosta mesta v program po letniku rojstva otroka za program, ki se izvaja v posameznem oddelku. (npr.: vrtec vpiše v program dve prosti mesti dnevnega programa za otroke rojene leta 2018). Sistem bo samodejno poiskal iz centralnega čakalnega seznama otroke po vrstnem redu po številu točk, prvi izbiri, drugi izbiri, itd… in jih razporejal glede na vnesene podatke vrtcev, kar posledično pomeni, da se centralni čakalni seznam dnevno spreminja.

Vrtcu, ki ima prosto mesto za sprejem otroka, sistem v nadaljnjo obravnavo dodeli otroka po vrstnem redu iz prejšnjega odstavka. S tem otrok trenutno ni več na centralnem čakalnem seznamu. Vrtec pozove starše tega otroka k podpisu pogodbe o vključitvi otroka v vrtec takoj, oziroma najkasneje v roku 3 dni od dneva, ko ga dodeli sistem v obravnavo. Starši otroka ste dolžni v roku 5 delovnih dni od dneva vročitve poziva k sklenitvi pogodbe podpisati pogodbo. Če starši v roku 5 dni ne boste prišli podpisati pogodbe v vrtec, bodo podatki o otroku vrnjeni na centralni čakalni seznam, vrtec pa bo lahko k podpisu pogodbe pozval naslednjega otroka, ki ga bo sistem izbral iz centralnega čakalnega seznama po vrstnem redu. Program bo za vsakega posameznega otroka vedno znova najprej preverjal možnost vključitve otroka v vrtec prve izbire, druge izbire (opredeljene spomladi ob vpisu otroka v vrtec) in nato po vrstnem redu v okviru izbire katerikoli vrtec – še tretji, četrti in peti želeni vrtec, v kolikor pa v vseh naštetih vrtcih ne bo prostega mesta za posameznega otroka, pa možnost vključitve tudi v vse preostale vrtce.

Kljub zakonsko določenim rokom pozivamo starše, da se čim prej odločijo za podpis pogodbe ali za zavrnitev ponudbe vrtca, kar morajo vrtcu sporočiti v pisni obliki.

Na centralnem čakalnem seznamu so lahko tudi otroci z visokim številom točk, ker morda ni bilo razpisanega prostega mesta, ki bi ustrezal starosti otroka, programu, želenem vrtcu, ali pa so starši zavrnili podpis pogodbe. V primeru, da starši zavrnejo ponujeno prosto mesto v vrtcu, jim ta vrtec v tem šolskem letu ne bo več ponudil nadaljnjih prostih mest.